Deloitte Accountants heeft opdracht een goedkeuringstolerantie van 1% op de totale lasten aan te houden bij het bepalen van het uiteindelijke oordeel. Dit gebeurt volgens de Controleverordening (art. 213 GW).

Op basis van de aangeleverde cijfers is de goedkeuringstolerantie in 2015 1% van de totale lasten (€407 miljoen). Dat is €4 miljoen. De tolerantie voor onzekerheden bedraagt in 2015 €12 miljoen.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie [link naar begrippenlijst] onderkend.

Op basis van de aangeleverde cijfers is de te verwachten rapportagetolerantie in 2015 €407.571 inclusief toevoeging aan reserves.

De rechtmatigheidscontroles zijn uitgevoerd aan de hand van drie criteria:

1. Voorwaardencriterium: zijn baten, lasten en balansmutaties volgens geldende wet- en regelgeving tot stand gekomen?
2. Begrotingscriterium: zijn de financiële beheersmaatregelen tot stand gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s?
3. Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn er maatregelen getroffen om te voorkomen dat derden misbruik of oneigenlijk gebruik maken van overheidsgelden?

Over het boekjaar 2015 vindt een toets plaats op het voorwaardencriterium. Daarbij kijken we naar de hoogte, duur en recht van financiëlebeheersmaatregelen.

De auditcommissie heeft het normenkader op 17 februari 2016 vastgesteld.

Collegebesluiten worden alleen betrokken bij de rechtmatigheidstoets voor zover ze een noodzakelijke uitwerking zijn van rijks- of gemeentelijke regelgeving en betrekking hebben op financiële beheersmaatregelen.

Uit het overgrote deel van de (verbijzonderde) interne controles blijkt dat de gemeente heeft gehandeld binnen de geldende kaders en richtlijnen van het voorwaardencriterium.

Onderstaand een overzicht van de belangrijkste controles met de belangrijkste financiële fouten en onzekerheden.

*) Genoemde bedragen in de kolom Totale massa komen veelal uit de door de accountant aangereikte steekproefgegevens.
**) De hoogte van de onrechtmatigheid is niet vast te stellen omdat het hier gaat om niet inschrijvingen bij het UWV.

De totale financiële onrechtmatigheid over het dienstjaar 2014 bedroeg €1,9 miljoen. Dit was te wijten aan onrechtmatige Europese aanbestedingen. Hieronder volgt een toelichting op de financiële fouten.

In het kader van de Europese aanbestedingsvoorschriften is in 2015 een totaal bedrag van €1.485.766 als onrechtmatig gekwalificeerd. De gemeente kwam tot dit oordeel op basis van het BAO (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) en het gestelde kader binnen de BBV in 2015. Het gaat bij genoemd bedrag om 4 posten.

Wij merken hierbij op dat deze geconstateerde fouten voortvloeien uit in het verleden (vóór 2012/2013) afgesloten contracten.

De totale financiële onrechtmatigheid betreft subsidies die zijn vastgesteld op basis van onvolledige (aantoonbare) verantwoordingsinformatie van de instelling. De verantwoordingsinformatie is expliciet als voorwaarde vermeld in de verleningsbeschikking. Zo dient het aan te leveren financieel verslag de uitgaven te beschrijven die met de subsidie zijn gedaan, een vergelijking te tonen met de ingediende begroting en een toelichting te geven op eventuele verschillen.

Tijdens de controlewerkzaamheden zijn stukken die ter onderbouwing van de controleaspecten dienen niet aangetroffen zodat er €614 als onzeker wordt aangemerkt.

Er is een bedrag van €2.656 als onrechtmatig aangemerkt omdat er door zorgaanbieders meer uren zijn gedeclareerd dan er zijn toegekend en omdat zorgaanbieders gedeclareerd hebben over een periode die niet is toegekend.

Daarnaast is er een bedrag van €5.486 als onzeker aangemerkt omdat er geen beschikkingen zijn aangetroffen waardoor er geen relatie met de declaraties gelegd kan worden.

Er is bij 50% van de gecontroleerde uitkeringen geen zichtbare inschrijving bij het UWV aangetroffen in SONAR. Daardoor kunnen we niet met zekerheid stellen dat de betreffende uitkeringsgerechtigden voldoen aan de arbeidsverplichting om ingeschreven te zijn als werkzoekende bij het UWV. Het niet ingeschreven staan bij het UWV heeft als gevolg dat de gemeente, rekening houdend met individuele omstandigheden, een maatregel kan opleggen.
Bij de gecontroleerde posten is het onzeker of de gemeente inkomsten is misgelopen doordat er ten onrechte geen maatregel is opgelegd.

Sinds 1 januari 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de nieuwe taken op het gebied van de WMO en de Jeugdhulp. In 2015 heeft de transitie en de continuïteit van deze zorg voorop gestaan. De gemeente Deventer heeft besloten het controleprotocol te hanteren dat is ontwikkeld in samenwerking tussen het project Iza (namens de brancheorganisaties van zorgaanbieders) en de Nederlandse beroepsorganisatie van accountants (NBA). Het uniform controleprotocol draagt bij aan de beperking van de administratieve druk voor zorgaanbieders en gemeenten. In november 2015 is de raad hierover geïnformeerd.
In de afgelopen periode hebben we de verantwoordingen en bijbehorende controlerapportages ontvangen van de SVB, BVO Jeugdzorg IJsselland en de zorgaanbieders WMO en Beschermd wonen. De gemeentelijke accountant weegt de uitkomsten hiervan mee in zijn oordeel over de rechtmatige bestedingen in de gemeentelijke jaarrekening.

Voor misbruik en oneigenlijk gebruik heeft de gemeente geen expliciet beleid. Het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik is verweven in gemeentelijke regelingen en de organisatiecultuur. De (verbijzonderde) interne controles en principes als functiescheiding en integriteit vormen daarvoor de randvoorwaarden.

Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.

Met de controle van de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen we of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de gemeenteraad zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer (ex artikel 212 van de Gemeentewet).

Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen vragen om autorisatie door de gemeenteraad. In de regel legt het college deze wijzigingen vooraf aan de raad voor. Het college vraagt daarmee toestemming om het betreffende beleid uit te voeren en het benodigde bedrag te besteden.

Alleen wanneer door omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk is, legt het college een begrotingswijziging achteraf aan de raad voor. Als de raad hiermee instemt, wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Over het algemeen worden begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad niet meegenomen in het accountantsoordeel.

Daarnaast zijn er nog negen soorten begrotingsoverschrijdingen. We noemen ze in onderstaand overzicht, inclusief hun gevolg voor de rechtmatigheid:

Van de tien gemeentelijke programma’s hebben de programma’s ‘Burger en bestuur’ en ‘Ruimtelijke ontwikkeling’ in 2015 een overschrijding. Het gaat om overschrijding van de kosten.

Programma 1 Burger en bestuur

Oorzaak van de overschrijding is met name een storting in de voorziening wethouderspensioenen na een neerwaartse aanpassing van de rekenrente. De rekenrente bepaalt de waarde van deze pensioenverplichtingen.

Programma Herstructurering en vastgoed

De overschrijding betreft een grondruil met een woningcorporatie in het kader van de herstructurering Keizerslanden. De grondruil vond plaats met gesloten beurzen en is dus ook in hogere baten zichtbaar.

Ook de kredieten zijn beoordeeld op overschrijding. Voor sommige kredieten zijn de lasten in de rekening hoger dan in de begroting is geraamd. Voor overschrijdingen > €50.000 volgt hieronder een korte verklaring.

Programma 3 Leefomgeving – kredietontwikkeling Stationsgebied en Groene Wal.

Het krediet is in 2015 overschreden met €159.000. De uitgaven blijven echter wel binnen het totaalkrediet dat de raad over meerdere jaren heeft verstrekt.

Voor een aantal reserves zijn hogere bedragen gestort of onttrokken dan geraamd. Bij de bedragen > €50.000 melden we of dit rechtmatig is of niet.

Reserve 1/3 regeling sport

In de jaarrekening is €50.620 meer gestort in de reserve 1/3 regeling sport dan begroot. Er is wel besluitvorming over de jaarlijkse onttrekking uit de reserve. De daadwerkelijke uitvoering is echter vertraagd. Derhalve worden de lagere uitgaven gestort in de reserve.

Reserve Parkeerbijdragen i.v.m. bouwvergunningen

Het gaat hier om een hogere storting in de reserve in verband met de bouw van het stadhuiskwartier. De hogere storting is conform de besluitvorming en het besluit bouwverordening.

Saldireserve

Uit de Saldireserve is een bedrag van €1,2 miljoen geput ter dekking van de hogere verliesvoorziening grondexploitatie A-1. De Saldireserve is onderdeel van het specifieke weerstandvermogen waarmee onder andere de risico’s van de grondexploitaties worden gedekt.

De gemeente beschikt over een gedegen (verbijzonderde) interne controle. Dit geeft de accountant voldoende inzicht voor een oordeel over de rechtmatigheid.

De (verbijzonderde) interne controles richten zich op de administratieve organisatie en interne controle. De toepassing van deze essentiële beheersmaatregelen wordt daarmee gecheckt. Waar nodig leidt de evaluatie tot aanpassingen in de bedrijfsvoering. Met deze stappen is de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles van voldoende niveau.

De financiële beheersmaatregelen die in deze jaarrekening worden beschreven vallen binnen de financiële rechtmatigheidskaders van de raad en hogere overheden.

De gedane verbeteracties en aanbevelingen van de accountant ten behoeve van de interne (financiële) beheersing en de verdere doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controle zullen voortvarend worden opgepakt door de organisatie.