De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.

De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Dividendopbrengsten van deelnemingen worden als bate genomen op het moment waarop het dividend betaalbaar gesteld wordt.

In de jaarrekening is de algemene uitkering opgenomen op basis van de in de septembercirculaire 2015 gepubliceerde accresmededeling.

Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen en schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Denk daarbij aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke.

Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten 4 jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) moet er wel een verplichting/voorziening worden gevormd. Een waarschijnlijk ongelijkmatig karakter van de kosten is daarbij bepalend.

Het gebruik van schattingen is een element bij het opstellen van de jaarrekening. Het tast de getrouwheid van de jaarrekening niet aan. Bij schattingen in de jaarrekening zijn de volgende punten in acht genomen:

• De aard van de schatting en de bijbehorende veronderstellingen worden als toelichting vermeld
• Er is rekening gehouden met alle relevante (potentiële) omstandigheden voor en na balansdatum
• Ervaringen in soortgelijke gevallen zijn meegenomen.

In 2013 stelde de raad de richtlijn Activeren en afschrijven vast. Deze richtlijn is een vertaling van de eisen inzake duurzame activa, zoals die zijn neergelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) inzake duurzame activa. De voor de Deventer situatie vertaalde richtlijn biedt een actueel kader voor investeringen en de daaruit voortvloeiende activa en afschrijvingen. Voor het afschrijven beschrijft de richtlijn de afschrijvingstermijnen.

Vanaf 1 januari 2005 worden investeringen met een gebruiksduur kleiner dan 3 jaar en/of met een verkrijging- of vervaardigingprijs lager dan €25.000 niet geactiveerd maar direct ten laste van de programmarekening gebracht.

Vanaf het boekjaar 2013 worden activa, met een verkoop intentie op korte termijn, onder de vlottende activa opgenomen.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden alleen geactiveerd wanneer aan alle hieronder vermelde voorwaarden wordt voldaan (artikel 60 – BBV):

• Er is een voornemen om het actief te gebruiken of te verkopen
• De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast
• Het actief genereert in de toekomst economisch of maatschappelijk nut
• De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de duurzame waardeverminderingen.

De in erfpacht uitgegeven percelen zijn gewaardeerd tegen de eerste uitgifteprijs (dat is de waarde die bij eerste uitgifte als basis voor de canonberekening in aanmerking is genomen). Percelen waarvan de erfpacht eeuwigdurend is, zijn tegen een geringe registratiewaarde opgenomen in de balans. Als bedragen worden ontvangen in verband met afkoop van voortdurend erfpacht, dan worden deze bedragen onder de vaste schulden op de balans opgenomen.

Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden onder voorwaarden (direct aantoonbare relatie en geen specifieke voorwaarden voor terugbetaling) in mindering gebracht (na ingebruikname object). Indien niet wordt voldaan aan de voorwaarden, wordt de bijdrage tot aan ingebruikname gedoteerd aan een voorziening of geboekt als transitorische post.

Investeringen in riolering of het inzamelen van huishoudelijk afval worden opgenomen in een aparte categorie. Dit zijn investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

Slijtende investeringen worden vanaf de boekingsperiode direct aansluitend op het moment van ingebruikneming (n+1) lineair of annuïtair afgeschreven gedurende de verwachte gebruiksduur. Daarbij wordt rekening gehouden met een eventuele restwaarde. Op grondbezit (zowel met economisch als maatschappelijk nut) wordt niet afgeschreven. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.

Activa waarvan de bestemming wijzigt (bijvoorbeeld door verkoop) moeten conform artikel 63, lid 5 – BBV de actuele waarde van de nieuwe bestemming worden toegelicht (verkoop- of taxatiewaarde). Wanneer de duurzame gebruiksintentie eindigt (door verkoopvoornemen), dan wordt het object onder de vlottende activa (voorraden) gerubriceerd. Is de actuele waarde lager dan de boekwaarde, dan vindt afwaardering plaats.

Activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden alleen in uitzonderingsgevallen geactiveerd. Uitzonderingsgevallen zijn:

• Eerste aanleg van wegen met de hierbij behorende civiele kunstwerken, niet opgenomen in grondexploitaties
• Omvangrijke wegenreconstructies in het kader van een wijkverbetering of verkeersdoorstroming.

De ondergrond van deze werken wordt daarbij als integraal onderdeel van het werk beschouwd. Er wordt hier dus ook op afgeschreven.
Eventuele activering vindt plaats tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs minus bijdragen van derden of bijdragen uit reserves. Activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden zo snel mogelijk afgeschreven (inclusief de (onder)gronden). Alle overige investeringen in activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden meegenomen in de beheersprogramma’s.

Kapitaalverstrekkingen aan gemeenschappelijke regelingen en leningen u/g zijn opgenomen tegen nominale waarde. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid in mindering gebracht.

Participaties in het aandelenkapitaal van NV’s en BV’s (‘kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen’ in de zin van het BBV) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Wanneer de waarde van de aandelen onverhoopt structureel mocht dalen tot onder de verkrijgingsprijs, vindt afwaardering plaats. Tot dusver is dat niet noodzakelijk gebleken. De actuele waarde ligt ruim boven de verkrijgingsprijs. Bijdragen aan activa van derden worden conform de richtlijn Activeren en afschrijven (2013) geactiveerd. De verleende bijdragen worden afgeschreven in een periode, gelijk aan de gebruiksduur van het actief waarvoor de bijdrage is verstrekt.

De nog niet in exploitatie genomen bouwgronden zijn gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs dan wel lagere marktwaarde. Dit in overeenstemming met de voorwaarden zoals genoemd in de in 2012 bijgestelde notitie Grondexploitatie (commissie BBV).
Er wordt rente (omslagrentepercentage) bijgeschreven op de boekwaarde van deze voorraden.

De als ‘onderhanden werken‘ opgenomen bouwgronden in exploitatie zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals grondaankopen en kosten van bouw- en woonrijpmaken). Ook een redelijk te achten aandeel in de rentekosten en de administratie- en beheerskosten valt eronder.

Winsten uit de grondexploitatie worden slechts genomen indien en voor zover die met voldoende mate van betrouwbaarheid als gerealiseerd aangemerkt kunnen worden. Zolang daarvan geen sprake is, worden de verkregen verkoopopbrengsten ten volle op de vervaardigingskosten in mindering gebracht. Door de gekozen systematiek is het mogelijk dat een boekwaarde tijdelijke negatief kan staan.
Gerede producten worden gewaardeerd tegen de kostprijs of tegen de marktwaarde indien de marktwaarde lager is dan de kostprijs. Dat laatste doet zich met name voor indien voorraden incourant zijn. De kostprijs bestaat uit de verrekenprijzen van grond- en hulpstoffen en de loonkosten die aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
Voor een geprognosticeerd verlies op de grondexploitatie wordt een verliesvoorziening ingesteld ter grote van het volledige verlies. De voorziening wordt gepresenteerd als waardecorrectie op de post voorraad onderhanden werk (bouwgrond in exploitatie (BIE)).

De overige grond- en hulpstoffen (magazijnvoorraden) worden gewaardeerd tegen standaard verrekenprijzen die zijn gebaseerd op de gemiddelde betaalde inkoopprijs. Verschillen tussen de standaard verrekenprijs en betaalde inkoopprijs worden als resultaat verantwoord. Incourante voorraden worden afgewaardeerd naar marktwaarde.

De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening is bepaald op basis van de geschatte inningskansen per individuele vordering (statische methode).

Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen.

De overlopende activa maken onderdeel uit van de vlottende activa (artikel 37 – BBV). Onder de overlopende activa vallen de vooruitbetaalde kosten en nog te ontvangen bedragen. Vooruitbetaalde kosten zijn kosten die reeds zijn betaald, maar waarvan de prestatie (nut) na de balansdatum valt. 'Nog te ontvangen bedragen' betreft nog te factureren geleverde prestaties. De grondslag voor de ‘vordering’ is voor de balansdatum ontstaan. Overlopende activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs (artikel 63 – BBV).

Conform artikel 19 – BBV bevat de toelichting op het overzicht van baten en lasten een overzicht van de structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.

In 2009 stelde de raad de geactualiseerde beleidsnota Reserves en voorzieningen vast. De nota geeft het kaderstellend beleid voor voorzieningen weer.

Met ingang van begrotingsjaar 2014 is middels een Wijzigingsbesluit (25-07-2013) de toepassing ervan enigszins aangepast en wel als volgt:

1. Voorzieningen worden gevormd wegens:

• Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten
• Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs te schatten is
• Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren
• De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b – BBV.

2. Tot de voorzieningen worden ook gerekend: van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b – BBV (zijnde de van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren). Deze uitzonderingscategorie wordt conform het BBV verantwoord onder de overlopende passiva.
3. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting dan wel het voorzienbare verlies (artikel 44 – BBV). Een uitzondering hierop is voorziening Wethouders-pensioenen, die wordt gewaardeerd tegen contante waarde.
De onderhoudsegalisatie voorzieningen zijn gebaseerd op een meerjarenraming (de zogenaamde meerjarenonderhoudsplannen - MJOP’s) voor het uit te voeren groot onderhoud aan (een deel van) de kapitaalgoederen. Daarin is rekening gehouden met de kwaliteitseisen die daarvoor zijn geformuleerd. In de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in het jaarverslag is het beleid daarvoor nader toegelicht.

Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met de gerealiseerde aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

In 2009 stelde de raad de geactualiseerde beleidsnota Reserves en voorzieningen vast. Deze beleidsnota is een vertaling van de eisen, zoals die zijn neergelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) inzake reserves en voorzieningen. De nota is daarmee toegespitst op de Deventer situatie.
De algemene reserves en bestemmingsreserves worden gevormd conform de besluiten van de raad. Onttrekkingen aan deze reserves geschieden conform daartoe strekkende raadsbesluiten. Bij een aantal reserves is sprake van toevoeging van rente ten laste van de programmarekening op basis van het in de begroting vastgestelde rentepercentage.

Conform artikel 28 – BBV is in de toelichting op de programmarekening een overzicht van de incidentele baten en lasten per programma. Daarin worden per programma de belangrijkste posten afzonderlijk gespecificeerd.

De basis voor de jaarrekening ligt in de door de gemeenteraad vastgestelde begroting. De jaarrekening moet tot uitdrukking brengen wat er werkelijk is gebeurd ten opzichte van de voornemens in de vastgestelde begroting, inclusief later daarin aangebrachte wijzigingen. Met de voorgeschreven analyse tussen de rekening- en begrotingscijfers wordt inzicht verstrekt in de - eventueel - ontstane verschillen. Conform de programmabegroting mogen in de diverse programma’s geen stortingen en onttrekkingen met betrekking tot de reserves worden opgenomen. Deze mutaties worden gepresenteerd in het overzicht werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. Nadat het resultaat van de rekening (inclusief exploitatiemutaties in reserves) is bepaald, wordt dit afzonderlijk op de balans vermeld en in de jaarrekening vastgelegd. Na vaststelling van de jaarrekening neemt de gemeenteraad vervolgens een besluit over de bestemming van het resultaat.

Een aanvrager van een voorziening, hulp in de huishouding of een financiële tegemoetkoming is op grond van de Wmo een eigen bijdrage verschuldigd. De hoogte daarvan wordt bepaald op basis van de gemeentelijke verordening Wmo en de inkomensgegevens van de aanvrager. De wet bepaalt dat niet de gemeente de berekening, oplegging en incasso van deze eigen bijdrage uitvoert, maar het CAK. Vanwege privacyoverwegingen is de gegevensverstrekking van het CAK aan de gemeente Deventer ontoereikend om de volledigheid en juistheid van de eigen bijdragen te kunnen vaststellen. Door het vaststellen van de eigen bijdragen bij het CAK neer te leggen, heeft de wetgever in feite bepaald, dat de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is.

Gezien het feit dat het CAK hiervoor verantwoordelijk is, geeft zij hier jaarlijks een mededeling over af (de ‘Third party-mededeling’). Daarbij betrekt het CAK niet de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevens van andere ketenpartners.De gemeente Deventer beschikt daardoor niet over voldoende informatie om zekerheid te hebben omtrent de volledigheid van de eigen bijdragen Wmo ontvangen van het CAK van €2.460.000 in haar jaarrekening 2015.

Wel heeft de gemeente met de mededeling van het CAK de zekerheid dat het totaalbedrag aan vastgestelde eigen bijdragen gelijk is aan de door het CAK geïnde en doorbetaalde eigen bijdragen aan de gemeente. Zodoende is er toch voldoende zekerheid dat de eigen bijdragen in de jaarrekening 2015 juist zijn verantwoord. Eigen bijdragen die mogelijke niet zijn verantwoord, worden ingeschat als niet significant dan wel materieel.

De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Voor zover geldleningen door de gemeente gewaarborgd zijn, is buiten de telling het totaalbedrag van de geborgde schuldrestanten per einde boekjaar opgenomen. In de toelichting op de balans is dit opgenomen en in bijlage 13 wordt dit nader gespecificeerd.

De waardering van de verplichting van financial leasing vindt plaats tegen de contante waarde van de contractueel verschuldigde leasetermijnen.

Overlopende passiva zijn verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume (artikel 49 – BBV)). Een essentieel kenmerk is dat er voor de gemeente een verplichting bestaat. Een verplichting is een plicht of verantwoordelijkheid jegens een derde om op een bepaalde manier te handelen of te presteren (dit kan voortkomen uit een overeenkomst, maar ook uit een door een derde reeds geleverde prestatie waarvoor nog geen betaling heeft plaatsgevonden).

Vanaf 01-01-2008 worden van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren, onder de overlopende passiva opgenomen (artikel 49, onderdeel b – BBV).
Indien op basis van de voorwaarden van de specifieke doeluitkering het niet bestede bedrag moet worden terugbetaald, dan is dit terug te betalen voorschotbedrag verantwoord onder de netto vlottende schulden (artikel 48, onderdeel c – BBV en vraag 2 van deel 15 – vragen en antwoordenrubriek).
Overlopende passiva worden gewaardeer d tegen nominale waarde (artikel 63 lid 7 – BBV).